Тайм-менеджмент для розтелеп

Тайм-менеджмент для ірраціоналів.

- У вас є плани на 5, 10 років? Ким ви бачите себе через цей час?
- Ідіть до дідька зі своїм плануванням. Воно мені всю радість життя псує.

Цей текст присвячений розтелепам...

Тим, чиє життя змінюється постійно. Тим, хто не може працювати монотонно і покроково. Тим, у кого постійний аврал - то в голові, то в іншому світі.

До створення цієї методології та проведення досліджень привела банальна річ: є багато справ і мало часу. Були перепробувані класичні методики тайм-менеджменту, але результат однаковий: багато енергії вкладається власне в самі техніки, і, після певного періоду (кілька тижнів або двійко місяців) - коли ослабне мотивація, або просто відпустить, - всі ці технології обов’язково летять до біса. Але планувати все ж якось треба, і не тільки себе...

Багато років тому серйозні й послідовні пацани домовилися вважати себе ідеалом і життєвим мірилом. А всіх несхожих - вважати болючим і зловмисним відхиленням від цієї прекрасної норми. Стереотипи та традиційні уявлення про виховання прямо вказують, що кожна дитина повинна розвинути в собі впорядкованість, бажано в крайньому ступені. А мінливість в настрої і справах - результат безвідповідального ставлення до своїх обов’язків вчителів та батьків.

Ось перелік стереотипів, що найбільш часто зустрічаються:

Стереотипи про ірраціональних	Реальність
Розтелепство лікується	Ірраціональність вроджена, і трохи знижується до старості
Розтелепи не можуть завершити почате	Навчившись жити зі своїми особливостями, ірраціонал чудово завершує справи. Може бути, дещо пізніше дедлайну...
Не приходять вчасно	Якщо вчасно - щодня в один і той же час, то так.
Зривають терміни	При невмінні працювати - так. При умінні - не частіше інших.
Розтелепство - погано	Ви не любите котів? Просто Ви не вмієте їх готувати!
Ненадійні люди	Не більше ніж інші, на яких навантажили невиправдані очікування.
Необов’язкові	Ірраціонали більш обов’язкові, тому що самі більше за інших страждають від проблем зі своїм характером.
Ірраціональним часто стереотипно ставлять діагноз СДУГ (синдром дефіциту уваги та гіперактивності)	Лікувати ірраціональність безглуздо. На поточний момент науці не відомі ні медикаментозні, ні виховні способи перетворення ірраціонал в раціонала. Більше того, на даний момент не відома причина відмінності за нальністю (за функціями раціональності/ірраціональності).

Відповідально заявляю:

Розтелепи не винні у своєму розтелепстві! І їхні батьки в цьому не винні!

Це не лікується, це не виправляється!

Розтелепство (а часто і нехлюйство) - зневажлива назва глибинної вродженої властивості психіки - ірраціональності.

Вроджена схильність до стабільності чи мінливості - найбільш значуще з усіх вроджених властивостей людини.

Уперше цю властивість описав один відомий Карл Юнг в своїй культовій книжці "Психологічні типи".

До цього моменту нам траплялися методики з тайм-менеджменту тільки традиційного типу. Суть яких в тому, щоб навчити людину бути раціональною.

Цей традиційних підхід містить глибинну помилку.

Суть помилки в тому, що раціональним людям ці поради і одкровення не потрібні. Вони їх і так інтуїтивно відчувають і діють відповідно до цих рекомендацій ще до прочитання.

А ірраціональним - майже всі ці поради шкідливі. Бо практично не здійсненні, або, при спробі слідувати їм, чинять винятково негативний вплив на справи.

Я не думаю, що потрібно спеціально наводити приклади раціонального й ірраціонального. Упевнений, що в житті будь-якого читача повно як яскравих розтелеп, так і стійко педантичних раціональних людей.

Переходжу до теорії питання.

Теорія

Юнг першим виокремив раціональність / ірраціональність як самостійну властивість психіки і описав властиві цим типам ознаки і особливості. Але ще до Юнга ми можемо знайти сліди цієї властивості в темпераменти Гіппократа.

Холерики і Меланхоліки - ірраціонали. Сангвініки і Флегматики - раціонали.

Соціонічні автори виділили кілька базових проявів раціональності / ірраціональності.

1. Зміна настрою
2. Швидкість перемикання
3. Працездатність
4. Реакція на рідкісні і часті події
5. Розмір думки

Раціонали володіють досить стабільним настроєм. Він змінюється не швидко і, як правило, під впливом зовнішніх причин. У ірраціональних - зворотна картина. Настрій змінюється несподівано і кардинально. Причому так, що заздалегідь намічені плани стають зовсім неактуальними і важко здійсненними. Фактично, у ірраціоналів є два стани: бурхливої діяльності та сонної мухи.

Ірраціонали дуже швидко переключаються з однієї справи на іншу. Можуть весь час працювати в режимі постійного перемикання. Раціональним необхідно сконцентруватися на новому занятті. Плавно увійти в процес. Бажано, заздалегідь його запланувати. Іноді цей процес займає довгі хвилини, іноді - години, а іноді й кілька днів.

У мене є майстер з опоряджувальних робіт. Переговори про найпростішу справу відбуваються мінімум у три етапи. Перша зустріч ніколи не закінчується домовленостями. Тут можна тільки позначити потреби. На другій зустрічі відбувається підтвердження результатів першої. І тільки на третій - узгодження деталей і прийняття рішення про початок робіт.

Це, звичайно, крайній випадок, але цілком у традиціях раціональних.

Працездатність раціональних дуже рівна і тривала. Вони, не кваплячись, розганяють і потім працюють багато годин практично без перерв і зниження інтенсивності. Ірраціонали дуже швидко загоряються, виділяють море енергії, і досить швидко втомлюються і втрачають інтерес. Якщо для раціонала активний період зазвичай триває тижнями з перервами на сон та вихідні, то у ірраціонала такий період рідко перевищує годину-другу.

Дослідник з Вільнюса Калінаускас запропонував гіпотезу, за якою ірраціонали реагують на поодинокі події, а раціонали - тільки на досить часто повторювані. Мені ця ідея здається такою, що має право на існування. Хоча я поки не знайшов однозначних підтверджень.

За Калінаускасом, одинична подія привертає увагу ірраціонала і з високою ймовірністю призводить до дії. Раціонали ж можуть досить довго не надавати значення окремим сигналам і лише їхня регулярна поява приймається як достатній для прийняття рішень факт.

Остання ознака прояви - короткі незв’язані одне з одним думки-висловлювання ірраціонального і довгі пов’язані конструкції раціонального.

Ця різниця сильно напружує спілкування. Ірраціонали втрачають хід думки раціонала. Раціонали ж намагаються знайти зв’язок між окремими незалежними висловлюваннями ірраціонального.

Ризики

Справи ірраціональних і раціональних схильні до різних ризиків. Ризики раціональних пов’язані, здебільшого, з неготовністю до реакцій на раптові і швидкі сильні зміни ситуації. Але детально ми на них зупинятися не будемо, оскільки в цьому тексті - інші герої.

1. Оцінка за рідкісними подіями

Вибір цілей і планування, що засновані на рідкісних подіях, повинні враховувати високу ймовірність того, що умови для реалізації задуманого можуть не скластися до дати дедлайну. А можливо, і взагалі ніколи. Фактично, ірраціонал завжди знаходиться в стані венчурного капіталіста, ідеї якого спрацьовують один раз з 20.

2. Ризики імпровізації

Ірраціонали дуже часто покладаються на імпровізацію. Вона у них - сильне місце. Однак, будь-яка імпровізація загрожує високою ймовірністю як окремих помилок, так і загальною невдачею.

3. Ризики швидкої оцінки

Оцінка зі швидких подій має є не тільки проблему низької частотності, а й негативну психологічну сторону. Психологічно ірраціонали схильні переоцінювати значення події. Дуже висока вірогідність, що через декілька днів оцінка стане більш скромною.

4. Ризики перепланування

Постійні ірраціональні перепланування вносять досить велику ймовірність помилки адміністрування. У важкоузгодженому проекті, з великою кількістю співпрацюючих сторін, постійні переноси подій і чекпоінтів провокують появу неправильних погоджень і наступних зривів робіт.

Сильні і слабкі сторони ірраціоналів як працівників

Панівні стереотипи про правильність рівномірної і розпланованої праці заважають об’єктивно оцінити ірраціонала як працівника.

Раціональні роботодавці, бачачи перші ознаки розтелепства, ставлять клеймо "Не придатний" і починають думати про пошук нового співробітника, а ірраціональні роботодавці на цю тему не рефлексують, тому як уникають наступати на хвору мозоль власної ірраціональності.

Мені було потрібно 15 років медитацій на індекс фондового ринку, щоб ірраціональна травма розсмокталася. Після цього я зміг побачити справжнє обличчя ірраціонала, як працівника.

Ось, що у мене вийшло:

Проблеми ірраціоналів

1. Відсутній настрій до роботи
Вірніше, він то є, то його немає. Потрібно цей настрій або упіймати, або створювати.

2. Складно завершити справу
За початковий ірраціональний ентузазізм і швидкий старт доводиться платити муками в кінці проекту.

3. Відраза до тривалих, раціонально структурованих занять типу навчання та рутинної роботи
Так, цього ірраціонали не люблять. Якщо Ви хочете ірраціонала покарати або ним проманіпулювати - сміливо вимагайте дотримання дисципліни.

4. Проблема з реалізацією великих і нескінченних проектів
Найчастіше тривалі проекти містять дуже багато раціональних елементів, з якими ірраціональному не просто. Від ірраціонала потрібен великий досвід по ірраціональним способам вирішення таких завдань.

5. Раптово закінчується увага
Тут головна фішка у тому, що його неможливо оживити досить довгий час. Не раніше обіду або вівторка.

6. Первісне завищення значущості і подальше розчарування
Перше бажання ірраціонала - включитися в ситуацію. Дуже часто ірраціонали так і чинять. Наступного дня все вже бачиться в іншому світлі і починається сумний процес відкочування назад.

7. Складність у виконанні великих проектів і справ
В основному, через незнання своєї природи і спроб застосовувати класичні раціональні підходи. (З нормальним плануванням все виходить чудово!)

Плюси ірраціональних

1. Сильна імпровізація
Не знаю чому, але у ірраціональних вдаються чудові імпровізації. Чи то від того, що мозок вибухає новими ідеями та асоціаціями від кожного нового факту. Чи то від того, що ірраціонали постійно потрапляють в ситуації, коли мінливий настрій змушує терміново придумати новий план. І це - результат тренування функцій мозку, відповідальних за імпровізацію. А може, і від того, і від іншого разом...

2. Здатність займатися великою кількістю справ одночасно
Ірраціональним взагалі для цього напружуватися не потрібно. Мізки самі весь час перемикаються і контроль розмазується. В принципі, цю здатність до швидкого переключення можна винести в окремий пункт.

3. Здатність швидко перемикатися і підлаштовуватися
Іноді дуже важливо відреагувати швидко, ірраціонали це можуть.

4. Винахідливість
В основі процесу винаходу лежить властивість психіки виходити за стандартні і стереотипні маршрути. Ірраціонали до цього в рази більш схильні, ніж раціонали.

5. Багато енергії в короткий час
Коли ірраціонали працюють, вони це роблять дуже швидко. В активному стані їх інтенсивність дуже висока. Шкода, недовго...

Є одна особливість: так як процеси у ірраціональних йдуть паралельно, то часто бувають періоди "затишшя", коли від ірраціонала не видно жодних результатів. Потім це все змінюється різким пострілом кількох завершених процесів за короткий час.

Раціональні та ірраціональні види діяльності

Ірраціональні	Раціональні
Проектна робота	Бізнес, який функціонує за розкладом
Пошуки нового	Контроль існуючого
Аврали і раптово	Монотонно й одноманітно
Імпровізація	Стабільна якість
Зміни та перетворення	Традиції та ритуали

Зазвичай в будь-якій професії є ніші і для раціональних фахівців, і для ірраціональних. Але все ж є певний дисбаланс.

Ірраціональні професії	Раціональні професії
Пожежники і рятувальники	Фінанси, бухгалтерія
Будівництво	Виробництво
Проектування	Логістика та торгівля
Дизайн	Інфраструктура. Водопроводи і т.п.
Журналістика	Охорона і безпека
Розробка в IT	Експлуатація в IT
Маркетинг	Транспорт
Реклама	Громадське харчування
Медицина. Особливо екстрена	Тваринництво
Реставрація	Статистика та облік
Торгівля нерухомістю	Управління нерухомістю
Юриспруденція	Бюрократія

Власне тайм-менеджмент

Ось тепер, коли ми більш-менш розглянули теорію, можна перейти до практичних питань планування часу, цілей і зусиль для ірраціональних. Почнемо зі списку класичних помилок, які роблять ірраціонали в спробах запланувати і виконати справи, ігноруючи свою вроджену природу.

Типові помилки ірраціональних

Помилки ірраціональних	Коректне рішення
Планування по максимальній продуктивності	Планувати з урахуванням піків і провалів працездатності
Спроби управляти настроєм	Дотримуйтесь настрою. Він саме виведе в ефективну сторону.
Не помічають кінця піку працездатності	Слідкуйте за втратою інтересу і працездатності. Перемикайтеся.
Відмова від іншої діяльності в спробах змусити себе займатися обраним.	Спроби сконцентруватися все одно не приведуть до успіху. Відмовившись переключитися на щось менш важливе, Ви не просунете головне і час втратите також.
Планування рівномірної і послідовної дії	Виділення достатнього часового простору для маневру завданнями за настроєм.
Планування жорстких прив’язок робіт до певного часу	Мінімізація жорстких прив’язок.
Спроби бути раціональним	Зрозуміти свою ірраціональну сутність і підлаштувати під неї формат життя.
Брати на себе раціональні завдання	Делегувати все раціональне.

Ревізія порад традиційного тайм-менеджменту

Ірраціональний тайм-менеджмент досить сильно відрізняється від традиційного за безліччю рекомендацій, що пов’язані з тактикою планування. Але в галузі постановки цілей обидві методики збігаються - корисно виділити головне і на ньому концентруватися.

Для наочності, ми звели в невелику табличку: традиційні поради та ірраціональні коментарі.

Прийоми ТМ	Альтернативи ТМ ірраціональних
При складанні плану на день залишити 40% часу вільним, тобто 60% часу відвести на планові роботи, 20% - на непередбачені, 20% - на ті, що спонтанно виникають	При складанні плану на день залишити 80% часу вільним, тобто заздалегідь заплановані справи не повинні займати більше 20% часу.
Необхідно постійно фіксувати витрачений час. При цьому слід вказувати, як і на які потреби він був витрачений. У результаті менеджер, маючи повне уявлення про витрати свого часу, може складати план на майбутнє	Необхідно контролювати свій настрій і вчасно переключатися на інші справи.
Для складання хорошого плану з чітким зазначенням використаного часу необхідно розподілити свої завдання на довго-, середньо-і короткострокові	Важливо, щоб до дедлайну Ви встигли зробити достатню кількість успішних підходів до завдання
Основні принципи складання плану: регулярність, системність, послідовність	Основний принцип - планувати, виходячи з того, що будуть піки і провали в працездатності.
Для забезпечення реальності планування слід планувати такий обсяг завдань, з яким менеджер може реально впоратися	Не розраховувати на рівномірну працездатність
Впорядкування завдань	Вчасно перемикатися між завданнями
Прийняття рішень по пріоритетах і передорученням	Винести на аутсорсинг все, що вимагає жорсткої прив’язки за часом.
Контроль обліку виконаного	Контроль настрою
Поділ завдань на термінові / нетермінові важливі / неважливі	Аналогічно

Ірраціональний спосіб життя

Концепція ірраціонального тайм-менеджменту і способу життя складається з таких принципових тез:

Поважай свою ірраціональність і не намагайся стати раціональним
Виділи найбільш важливі і значимі цілі
Ретельно плануй в ірраціональному ключі (або, хоча б, не плануй жорстко)
Стеж за настроєм і вчасно змінюй заняття
Роби неприємне в фазу апатії
Винеси на аутсорсинг все раціональне
Те раціональне, що доводиться робити самому, роби уважно. Поважай почуття і плани раціональних партнерів

Прийоми ірраціонального тайм-менеджменту

1. Все записувати і створювати численні зручні нагадувалки
Швидкі перемикання і часті перепланування призводять до регулярних втрат деякої кількості даних. А оскільки немає жорсткої структури планів, втрачене не завжди можна обчислити логікою вчасно. На щастя, зараз є багато засобів, що інтегрують нагадувалки в комп’ютері, телефоні й Інтернеті в єдине нагадувальне середовище.

2. Фіксувати ідеї та плани
Фіксувати ідеї особливо важливо. Їх багато і вони забуваються. І, при цьому, ідеї - ринкова перевага і важливий актив ірраціоналів.

3. Зробити список справ, які ніколи не подобаються
Такий список дозволяє усвідомити зону ризику і виявити до неї належну увагу.

4. Неприємні справи робити, коли немає настрою
Приємні справи добре йдуть, коли є настрій. Але на неприємні настрою ніколи не встає, та й потім він швидко падає. Якщо вже неприємні справи не вдається ні на кого скинути, то найбільш практичний спосіб робити їх - коли настрою немає...

5. Стежити за перепадами настрою
Це дуже важливо. Зміна настрою і втрата інтересу повинні бути відстежені. І як тільки це сталося, необхідно змінити заняття. В іншому випадку, все, що буде зроблено після втрати інтересу, буде зроблено погано. Доведеться переробляти і час піде даремно.

6. Гнучкий розклад
Гнучкий розклад - це не лише відмова від жорсткого планування. Це ще й велика робота з побудови способу життя, який дозволить такий розклад реалізувати. Необхідно побудувати формати взаємодії з раціоналами серед партнерів, знайти інфраструктуру, яка відповідає ірраціональному способу життя.

7. Гнучкий перелік справ
Оскільки ірраціонали весь час переграють плани, дуже важливо мати можливість при цьому переплануванні оптимізувати заповнення часу супутніми справами. І для цього справи повинні потрапляти до переліку вже заздалегідь підготовленими. Підготовленими так, щоб вони могли бути реалізовані в будь-який зручний момент.

8. Часті коригування планів
Оскільки ірраціонали постійно приймають нові рішення, кидають одні справи і хапаються за інші, написані плани швидко застарівають. До кінця тижня папірець з планом на кілька років вперед майже повністю втрачає сенс. Важливо знаходити час кожен день, щоб в довгих планах знайшли відображення сьогоднішні новини.

9. Перелік кінцевих цілей
Якщо у раціонала перелік кінцевих цілей природним чином є основою для переліку справ сьогоднішніх, то в ірраціонала кінцеві цілі часто живуть своїм власним життям. Важливо, щоб ці цілі не забувалися в суєті і при черговому переплануванні зберегли свій вплив на поточний план.

10. Ставити не тільки термін, а й багато термінів, що нагадують
Виконання довгих справ в ірраціональних відбувається за декілька підходів. На кожну вдалу ітерацію може бути кілька невдалих. Коли немає настрою і справа не пішла .. Важливо, щоб була достатня кількість вдалих спроб.

11. Мінімізувати жорсткі прив’язки за часом
З усіх можливих варіантів при плануванні слід вибирати ті, які дадуть максимальну свободу маневру за часом.

12. Окремий перелік справ, які завжди не подобаються
Важливо відокремити ті справи, що повинні дочекатися настрою від тих, де настрій так і не з’явиться. Для них різні правила. Приємне - за настроєм. Неприємне - в будь-який час, коли настрою немає.

13. Планування довгих справ і проектів з урахуванням піків і провалів працездатності
Для продуктивної оцінки часу, що виділяється на проект, і правильної установки дедлайну, необхідно мати уявлення про тривалість піку працездатності, піку апатії і продуктивності в активній фазі. Для цього можна вимірювати тривалість фаз і збирати статистику по реальним витратам часу на різні проекти. Для ірраціональних це все не так просто, як для раціональних, яким досить підсумувати витрачені години.

14. Посилювати запам’ятовування. «Думати через руку»
Деяка забудькуватість цілком може бути компенсована певними стандартними способами поліпшення запам’ятовування. Постійні записи ручкою на папері - один з найпростіших способів...

15. Малювати схеми для поліпшення запам’ятовування
Візуалізація за допомогою схем - теж непоганий спосіб посилити якість запам’ятовування. Також це непоганий спосіб швидкої зміни інформації. Mindmaps (ментальні карти, або карти думок) та іже з ними.

16. Чітко прописувати етапи і зв’язаність у великих проектах
Проблеми з плануванням та реалізацією великих проектів можна частково вирішити за рахунок більш якісного планування. Важливо не забувати, що це має бути ірраціональне планування.

17. Використовувати наснагу фіналу для найбільш повного і якісного завершення справи
Перспектива закінчити справу і розлучитися з проектом викликає прилив енергії та емоцій. Цю позитивну енергію можна пустити на те, щоб придумати і реалізувати красиве завершення проекту.

18. Взяти паузу після першого піку ентузіазму для більш тверезої оцінки справи перед прийняттям рішень
Цей дуже простий спосіб прийняття складних рішень навіть у казках описаний. Так що, гріх не скористатися. Взагалі, автори планують перевірити й інші народні мудрості за допомогою сучасних підходів до наукових експериментів. У цьому сезоні ми плануємо перевірити приказку про високі трудовитрати при риболовлі. Сліпі учасники експерименту будуть розділені на групи сліпими організаторами, а для оцінки результатів планується залучити експертів з обмеженим зором.

19. Підготуватися до гри на раціональному полі.
Дуже корисно заздалегідь визначити партнерів і справи, де доведеться підлаштовуватися до раціональних форм поведінки. Попереджений - отже озброєний!

Поради раціональним

Сподіваюся, що раціонали, які читають цей текст, вже дізналися в цих описах деяких знайомих і їхня поведінка стала трохи більш зрозумілою.

Ризикну дати вам кілька практичних рекомендацій щодо взаємодії з ірраціональними.

1. Так, вони такі від народження і їх не переробити.

2. Спробуйте поставитися з розумінням до недоліків ірраціональних.

3. Особливо до запізнень і змін планів...

4. Дайте їм можливість працювати за своїм дивним графіком.

5. Постарайтеся зменшити кількість жорстких за часом заходів за участю ірраціональних.

6. Делегуйте їм ірраціональні справи і види діяльності. Нехай вони будуть вашими руками в ірраціональному світі.

Планування настрою

Якщо ви володієте соціонікою і вмієте типувати, то для вас доступні технології по увімкненню ірраціональних. Для кожного типу є унікальний ключ, що дозволяє з дуже високою ймовірністю перевести ірраціонала з пасивного стану в активний.

Ось перелік ключів:

Гекслі - Історія про людей
Цезар - Нові люди. Цезар відразу намагається сконцентрувати на себе їхню увагу.
Дюма - Сумний зовнішній вигляд
Єсенін - Нова цікава людина
Бальзак - Теоретичне твердження або визначення
Дон-Кіхот - Нова невирішена задача
Жуков - Нова мета
Габен - Потрібно розібратися в якійсь речі. Або річ, яку потрібно полагодити. Або цікаво технічно влаштована.

Переклад українською «Гармонія»

18 квітня 2024, четвер

utmx_section("Headline")Тайм-менеджмент для розтелеп

Тайм-менеджмент для розтелеп